Unser Mandant ist eine zentrale Service- und Koordinationsstelle mit vielfältigen Aufgaben im Bereich Organisation, Verwaltung und Kommunikation.

Zur Verstärkung des dynamischen Teams wird eine engagierte, zuverlässige und verantwortungsbewusste Fachkraft für das Office Management mit Schwerpunkt in Buchhaltung und Personalverrechnung gesucht, die nicht nur fachliche Kompetenz mitbringt, sondern auch den Anspruch hat, sich aktiv einzubringen und gemeinsam mit dem Team weiterzuwachsen.

Office Manager mit Schwerpunkt Buchhaltung und Personalverrechnung (m/w/d)
Standort: Klagenfurt
Arbeitszeit: TZ - 20 Stunden
Eintritt: ab 01. Feb 2026

• Office Management: Organisation des Büroalltags, Empfang und Betreuung von Gästen, Telefon- und E-Mail-Korrespondenz, Postbearbeitung, Termin- und Reisemanagement, organisatorische Vorbereitung von Sitzungen und Veranstaltungen.
• Buchhaltung: Vorbereitung und Verbuchung laufender Geschäftsfälle, Belegprüfung, Mahnwesen, Kassa- und Bankbuchungen, Unterstützung bei Monats- und Jahresabschlüssen in Zusammenarbeit mit der Steuerberatung.
• Personalverrechnung: Anlage und Pflege der Personalstammdaten, Erfassung von Arbeitszeiten, Urlaubs- und Krankenständen, Vorbereitung der laufenden Gehalts- und Lohnverrechnung, Schnittstelle zur externen Personalverrechnung.
• Compliance und Dokumentation: Sorgfältige Dokumentation und Ablage von Geschäfts- und Personaldaten unter Einhaltung interner Richtlinien und gesetzlicher Vorgaben.

• Abgeschlossene kaufmännische Ausbildung (Lehre, HAK, HLW, FH/Uni) und mehrjährige Berufserfahrung im Office Management, idealerweise in einer größeren Organisation oder Verbandsstruktur.
• Praxis in der Personalverrechnung bzw. Personaladministration, idealerweise mit absolviertem Personalverrechnungskurs oder vergleichbarer Weiterbildung.
• Sehr gute MS-Office-Kenntnisse, Erfahrung mit gängigen Buchhaltungs- bzw. Lohnverrechnungsprogrammen und hohe Zahlenaffinität.
• Strukturierte, selbstständige und lösungsorientierte Arbeitsweise, hohe Serviceorientierung, Diskretion und Freude an der Zusammenarbeit mit Menschen.
• Sehr gute Deutschkenntnisse sowie solide Englischkenntnisse

• Eine abwechslungsreiche Position mit hoher Eigenverantwortung.
• Geregelte Arbeitszeiten im Rahmen einer TZ-Anstellung (20 Stunden/Woche).
• Kurze Entscheidungswege und direkte Zusammenarbeit mit der Geschäftsführung.
• Langfristige Entwicklungsperspektive und Fortbildungsmöglichkeiten.

Für die ausgeschriebene Position gilt ein monatliches Mindestbruttogehalt von € 2.800 (auf Vollzeitbasis 40 Stunden), mit der Bereitschaft zur Überzahlung abhängig von Qualifikation und Erfahrung.