Die Österreichische Akademie der Ärzte ist eine Non-Profit-Dienstleistungsorganisation im ärztlichen Bildungsbereich. Zu unseren Kernkompetenzen zählen u. a. die Organisation ärztlicher Prüfungen, die Betreuung des Diplom-Fortbildungs-Programms (DFP) für Ärztinnen und Ärzte sowie die Durchführung medizinischer Fortbildungen.

Zur Verstärkung unseres Teams suchen wir ab 15. April 2026 eine/n

Allgemeine Assistenz (m/w/d)
Vollzeit (38 Wochenstunden)

Office & allgemeine Administration

• Sicherstellung eines reibungslosen Büroalltags inkl. kleiner Backoffice-Tätigkeiten (Empfangs-, Küchen- und Besprechungsbereich, Nachschub/Verbrauchsmaterialien, Vor- und Nachbereitung von Terminen, Abstimmung mit externer Reinigungsfirma)
• Büroorganisation inkl. Bestellungen (Büromaterial), Drucksorten, Aktenvernichtung u. Ä. sowie Druckadministration
• Erfassung von Ein- und Ausgangsrechnungen (vorgelagerte Tätigkeiten für die Buchhaltung)
• Koordination und Einsatzplanung von Aushilfskräften
• Telefonvermittlung sowie Postein- und -ausgang inkl. Dokumentation
• Koordination von IT-Themen (Ticketbearbeitung etc.) in Zusammenarbeit mit dem externen IT-Partner
• Handkassa, Botendienste sowie Sitzungs-/Besprechungsbetreuung
• Vertretung/Unterstützung in der Assistenz der Geschäftsleitung (Termine, Abstimmungen, Vor- und Nachbereitung von Besprechungen)

Diplome (Notarzt, DFP - Vertretung/Unterstützung)

• Prüfung von Anträgen inkl. Nachweisen
• Urkundenerstellung inkl. Begleitdokumenten und Versand
• Beantwortung von allgemeinen Anfragen

Fachlich

• Berufserfahrung im Backoffice-/Assistenzbereich
• Erfahrung in telefonischer Kundenbetreuung und serviceorientierter Kommunikation
• Sehr gute EDV-Kenntnisse (MS Office; Web; Ticket-/CRM-Systeme von Vorteil)
• Sorgfältige Arbeitsweise, idealerweise Erfahrung mit Zahlungs-/Rechnungsabläufen

Persönlich

• Strukturiert, verlässlich und diskret, auch bei hohem Anfrageaufkommen
• Freundliche, klare Kommunikation (Telefon/E-Mail)
• Lernbereit, engagiert und interessiert an digitalen Tools und Prozessen
• Hands-on-Mentalität: Sie sorgen mit Überblick und Pragmatismus dafür, dass das Büro „läuft“.

• Abwechslungsreiche und vielseitige Tätigkeit in einem kollegialen Team
• kurze Entscheidungswegen und wertschätzende Kommunikation
• Strukturierte Einschulung inkl. umfangreichem Onboarding-Programm
• Aus- und Weiterbildungsmöglichkeiten zur beruflichen Weiterentwicklung
• Flexible Arbeitsbedingungen: Gleitzeitvereinbarung sowie zusätzliche freie Tage am 24.12. und 31.12.
• Home-Office eingeschränkt möglich
• Moderner Arbeitsplatz in modernen Büroräumlichkeiten mit sehr guter öffentlicher Anbindung
• Zusatzleistungen: private Unfallversicherung sowie Unterstützung bei privater Krankenversicherung
• Mindestgehalt für diese Position: 32.000 € brutto/Jahr (14x). Je nach Qualifikation und Berufserfahrung ist eine Überzahlung vorgesehen.
• Vollzeit | Eintritt ab 15.04.2026