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Sachbearbeiter*innen Schreib- und Verwaltungskraft
EG 05
für Assistenzkraft Bereich 37.6 - Bevölkerungsschutz und Krisenmanagement am Dienstort in Langenhagen.
Aufgaben
- Allgemeine Vorzimmertätigkeiten
- Büroorganisation und -management im Bereich 37.6
- Terminkoordination und Organisation von Routinen (intern und extern), Sachgebietsleitungsrunden, Mitarbeiter*innengesprächen, Kurzvorstellungs-gesprächen für neue Mitarbeiter*innen sowie von Terminen bereichsübergreifender Gremien inkl. der jeweiligen Besprechungsvorbereitungen
- Führen und Anfertigen von Besprechungsprotokollen
- Sicherstellung der telefonischen Erreichbarkeit – Telefonempfang und Gesprächskoordination
- Empfang und Betreuung von Besucher*innen des Bereiches 37.6
- Belegungskoordination für Besprechungsräume
- Postverteilung
- Allgemeiner Schriftverkehr (Word) nach Diktat und schriftliche Kommunikation per E-Mail, dabei auch selbstständiges Erstellen kurzer Schreiben bzw. Texte für die Bereichsleitung
- Erstellung von Formularen für die erweiterte digitale Bearbeitung von Vorgängen und Anfragen
- Aktenführung, Ablage und Wiedervorlage für die Bereichsleitung
- Organisation der Teilnahme der Bereichsleitung an externen Tagungen und Sitzungen, die Organisation von Dienstreisen/ Sitzungen, z.B. Anmeldungen, Hotelbuchungen, Vorbereiten der Sitzungsunterlagen
- Erstellen von Folien und Schaubildern nach handschriftlichen Skizzen vornehmlich in PowerPoint und Excel
- Überwachung von Gesetzesänderungen und Information der betroffenen Sachgebiete
- Mitwirkung beim Bürgertelefon des FB 37 Feuerwehr zum Beispiel bei Einsatz des Führungsstabes
- Regelmäßige Überprüfung und erforderlichenfalls Ergänzung/Nachbestellung des Inhalts der Erste-Hilfe-Kästen des Bereiches 37.6
- Abwickeln der Kontakte zu Bürger*innen und Kund*innen (telefonisch) inkl. Beschwerdemanagement
- Führen der Urlaubslisten sowie der Dienstübersichten des Bereiches
- Internetrecherchen, Sichtung und Vorlage relevanter Presseartikel
Profil
- Eine abgeschlossene Ausbildung in einem der nachfolgenden Berufe:
- Bankkauffrau/-mann
- Bürokauffrau/-mann
- Industriekauffrau/-mann
- Kauffrau/-mann für Bürokommunikation
- Kauffrau/-mann für Büromanagement
- Notarfachangestellte*r
- Personaldienstleistungskauffrau/-mann
- Rechtsanwaltsfachangestellte*r
- Verwaltungsfachangestellte*r
Ihre Kompetenzen und Fähigkeiten
- Organisations- und Kooperationsfähigkeit
- eine sichere Beherrschung der deutschen Sprache, sehr gute Rechtschreibkenntnisse und eine für diese Position entsprechende Ausdrucksweise in Wort und Schrift sowie
- gute Kenntnisse in den in der Stadtverwaltung eingesetzten MS-Office-Programmen (Word, Excel, PowerPoint, OneNote und Outlook)
- Gender- und Diversity-Kompetenz
- wünschenswert sind Grundkenntnisse der englischen Sprache
Sie passen gut in unser Team, wenn:
- Sie aufgeschlossen, motiviert, stresstolerant und teamfähig sind,
- Sie über ein sicheres und freundliches Auftreten gegenüber Kolleg*innen und Besucher*innen verfügen
Wir erwarten von Ihnen:
- Eigenverantwortung, inklusive der Fähigkeit zum selbstständigen Arbeiten, zur Selbstorganisation/Selbststeuerung
- eine gute und ausgleichende Kommunikation
- die Bereitschaft, sich fortzubilden
- ein ausgeprägtes Interesse am Krisenmanagement sowie am Bevölkerungsschutz mit den zugehörigen Themenfeldern des Katastrophenschutzes und der Zivilen Verteidigung
- höchste Diskretion, Verschwiegenheit, Verantwortungsbewusstsein und Loyalität
- die Bereitschaft, im Ereignisfall auch außerhalb der üblichen Dienstzeiten zu arbeiten (bspw. bei Katastrophenschutzeinsätzen)
- die Bereitschaft, sich einer erweiterten Sicherheitsüberprüfung nach dem Nds. Sicherheitsüberprüfungsgesetz (Nds. SÜG) zu unterziehen,
Wir bieten
- eine abwechslungsreiche, spannende und interessante Aufgabe mit einer breiten Themenpalette im öffentlichen Dienst
- ein motiviertes Team in einem guten Betriebsklima
- eine vertrauensvolle Zusammenarbeit in einem innovativen Team
- eine engagierte Führungsebene, in einem offenen und kooperativen Arbeitsumfeld
- eine umfassende Einarbeitung in die Arbeitsabläufe und Strukturen des Bereiches
- fachliche und persönliche Qualifizierungsmaßmaßnahmen durch interne und externe Fortbildungen
- einen sicheren Arbeitsplatz, sowie eine Jahressonderzahlung und eine zusätzliche Altersversorgung für Tarifbeschäftigte
- die Sozialstandards der Landeshauptstadt Hannover als fortschrittliche Arbeitgeberin
- attraktive Sport- und Gesundheitsangebote
- die Möglichkeit für Tarifbeschäftigte, ein Dienstfahrrad auch zur privaten Nutzung zu leasen
- das „Deutschlandticket Hannover Job“ (365 €-Ticket) im Rahmen des entsprechenden Angebots der Landeshauptstadt und der Region Hannover
- flexible Arbeitszeiten, nach Absprache teilweises mobiles Arbeiten