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Die Landeshauptstadt Hannover sucht für den Fachbereich Feuerwehr eine*n

Sachbearbeiter*innen Schreib- und Verwaltungskraft

EG 05

für Assistenzkraft Bereich 37.6 - Bevölkerungsschutz und Krisenmanagement am Dienstort in Langenhagen.


Aufgaben
  • Allgemeine Vorzimmertätigkeiten
  • Büroorganisation und -management im Bereich 37.6
  • Terminkoordination und Organisation von Routinen (intern und extern), Sachgebietsleitungsrunden, Mitarbeiter*innengesprächen, Kurzvorstellungs-gesprächen für neue Mitarbeiter*innen sowie von Terminen bereichsübergreifender Gremien inkl. der jeweiligen Besprechungsvorbereitungen
  • Führen und Anfertigen von Besprechungsprotokollen
  • Sicherstellung der telefonischen Erreichbarkeit – Telefonempfang und Gesprächskoordination
  • Empfang und Betreuung von Besucher*innen des Bereiches 37.6
  • Belegungskoordination für Besprechungsräume
  • Postverteilung
  • Allgemeiner Schriftverkehr (Word) nach Diktat und schriftliche Kommunikation per E-Mail, dabei auch selbstständiges Erstellen kurzer Schreiben bzw. Texte für die Bereichsleitung
  • Erstellung von Formularen für die erweiterte digitale Bearbeitung von Vorgängen und Anfragen
  • Aktenführung, Ablage und Wiedervorlage für die Bereichsleitung
  • Organisation der Teilnahme der Bereichsleitung an externen Tagungen und Sitzungen, die Organisation von Dienstreisen/ Sitzungen, z.B. Anmeldungen, Hotelbuchungen, Vorbereiten der Sitzungsunterlagen
  • Erstellen von Folien und Schaubildern nach handschriftlichen Skizzen vornehmlich in PowerPoint und Excel
  • Überwachung von Gesetzesänderungen und Information der betroffenen Sachgebiete
  • Mitwirkung beim Bürgertelefon des FB 37 Feuerwehr zum Beispiel bei Einsatz des Führungsstabes
  • Regelmäßige Überprüfung und erforderlichenfalls Ergänzung/Nachbestellung des Inhalts der Erste-Hilfe-Kästen des Bereiches 37.6
  • Abwickeln der Kontakte zu Bürger*innen und Kund*innen (telefonisch) inkl. Beschwerdemanagement
  • Führen der Urlaubslisten sowie der Dienstübersichten des Bereiches
  • Internetrecherchen, Sichtung und Vorlage relevanter Presseartikel

Profil
  • Eine abgeschlossene Ausbildung in einem der nachfolgenden Berufe:
  • Bankkauffrau/-mann
  • Bürokauffrau/-mann
  • Industriekauffrau/-mann
  • Kauffrau/-mann für Bürokommunikation
  • Kauffrau/-mann für Büromanagement
  • Notarfachangestellte*r
  • Personaldienstleistungskauffrau/-mann
  • Rechtsanwaltsfachangestellte*r
  • Verwaltungsfachangestellte*r

Ihre Kompetenzen und Fähigkeiten

  • Organisations- und Kooperationsfähigkeit
  • eine sichere Beherrschung der deutschen Sprache, sehr gute Rechtschreibkenntnisse und eine für diese Position entsprechende Ausdrucksweise in Wort und Schrift sowie
  • gute Kenntnisse in den in der Stadtverwaltung eingesetzten MS-Office-Programmen (Word, Excel, PowerPoint, OneNote und Outlook)
  • Gender- und Diversity-Kompetenz
  • wünschenswert sind Grundkenntnisse der englischen Sprache

Sie passen gut in unser Team, wenn:

  • Sie aufgeschlossen, motiviert, stresstolerant und teamfähig sind,
  • Sie über ein sicheres und freundliches Auftreten gegenüber Kolleg*innen und Besucher*innen verfügen

Wir erwarten von Ihnen:

  • Eigenverantwortung, inklusive der Fähigkeit zum selbstständigen Arbeiten, zur Selbstorganisation/Selbststeuerung
  • eine gute und ausgleichende Kommunikation
  • die Bereitschaft, sich fortzubilden
  • ein ausgeprägtes Interesse am Krisenmanagement sowie am Bevölkerungsschutz mit den zugehörigen Themenfeldern des Katastrophenschutzes und der Zivilen Verteidigung
  • höchste Diskretion, Verschwiegenheit, Verantwortungsbewusstsein und Loyalität
  • die Bereitschaft, im Ereignisfall auch außerhalb der üblichen Dienstzeiten zu arbeiten (bspw. bei Katastrophenschutzeinsätzen)
  • die Bereitschaft, sich einer erweiterten Sicherheitsüberprüfung nach dem Nds. Sicherheitsüberprüfungsgesetz (Nds. SÜG) zu unterziehen,

Wir bieten
  • eine abwechslungsreiche, spannende und interessante Aufgabe mit einer breiten Themenpalette im öffentlichen Dienst
  • ein motiviertes Team in einem guten Betriebsklima
  • eine vertrauensvolle Zusammenarbeit in einem innovativen Team
  • eine engagierte Führungsebene, in einem offenen und kooperativen Arbeitsumfeld
  • eine umfassende Einarbeitung in die Arbeitsabläufe und Strukturen des Bereiches
  • fachliche und persönliche Qualifizierungsmaßmaßnahmen durch interne und externe Fortbildungen
  • einen sicheren Arbeitsplatz, sowie eine Jahressonderzahlung und eine zusätzliche Altersversorgung für Tarifbeschäftigte
  • die Sozialstandards der Landeshauptstadt Hannover als fortschrittliche Arbeitgeberin
  • attraktive Sport- und Gesundheitsangebote
  • die Möglichkeit für Tarifbeschäftigte, ein Dienstfahrrad auch zur privaten Nutzung zu leasen
  • das „Deutschlandticket Hannover Job“ (365 €-Ticket) im Rahmen des entsprechenden Angebots der Landeshauptstadt und der Region Hannover
  • flexible Arbeitszeiten, nach Absprache teilweises mobiles Arbeiten