Unser Kunde, der Arbeiter-Samariter-Bund Wien, ist zur Verstärkung für den Fachbereich “Ausbildungszentrum Wien – Team Fortbildung” auf der Suche nach eine:m

Mitarbeiter (all genders) in der Administration
ab sofort | 37 Stunden/Woche

Du bringst mit:

• Selbstständige und strukturierte Arbeitsweise, auch bei wiederkehrenden Tätigkeiten
• Ausgeprägte Kund:innen- und Serviceorientierung sowie Organisationsgeschick
• Ausgezeichnete Deutsch- und Rechtschreibkenntnisse
• Sehr gute MS-Office-Kenntnisse, insbesondere in Excel und Word
• Genauigkeit, Verlässlichkeit und Freude an der Zusammenarbeit mit Kund:innen, Teilnehmer:innen und Trainer:innen

Von Vorteil:

• Interesse an Aus- und Fortbildung sowie an medizinischen Themen

Dein Aufgabenbereich:

• Einhaltung der Informationswege
• Bearbeitung von Anfragen, Administration der Anmeldungen und Begleitung der Kund:innen durch den Anmeldeprozess
• Pflege der Schulungsdatenbank sowie Einholung, Kontrolle und digitale Ablage erforderlicher Dokumente
• Erstellung von Anmelde- und Antrittsbestätigungen sowie weiterer Dokumente für Finanzamt, WAFF, AMS und andere Behörden
• Vorbereitung administrativer Kursunterlagen sowie Unterstützung bei der Vorbereitung, Durchführung und Nachbereitung von Kursen und Prüfungen
• Kursbesetzung, Suche und Koordination von Trainer:innen sowie Weitergabe relevanter Kursinformationen
• Erfassung und Ablage von Anwesenheits-, Mitarbeits- und Zeiterfassungslisten
• Erstellung von Fortbildungsbestätigungen, Zeugnissen, MPG- und Erste-Hilfe Bestätigungen
• Rechnungslegung, Kontrolle der Zahlungseingänge und gegebenenfalls Mahnwesen
• Erstellung und Versand von Honorarnoten sowie Kontrolle und Weiterleitung an die Buchhaltung
• Digitale Archivierung, Unterstützung bei der Aktualisierung digitaler Lern- und Lehrunterlagen sowie Erstellung interner Statistiken und Meldungen an Statistik Austria
• Allgemeine administrative und organisatorische Unterstützung des Teams

• Eine langfristige und abwechslungsreiche Tätigkeit mit Entwicklungspotenzial in einer gemeinnützigen Organisation
• Ein vielseitiges Aufgabengebiet mit Eigenverantwortung
• Flexible Arbeitszeit und gute öffentliche Erreichbarkeit
• Vielfältige und spannende Projekte mit hoher Eigenverantwortung
• Entlohnung nach dem SWÖ-KV 2026 Verwendungsgruppe 5, je nach Vordienstzeiten; mindestens brutto € 2.676,40/Monat bei 37 Wochenstunden
• Dienstzeiten: Mo - Do 7.30 - 16.00 Uhr, Fr 07.30 - 13.00 Uhr
• Dienstort: 1150 Wien

Falls dich diese anspruchsvolle Aufgabe in einem sensiblen Arbeitsgebiet interessiert, freuen wir uns auf deine aussagekräftige Bewerbung inklusive Lebenslauf und Motivationsschreiben. Bitte lade deine Unterlagen ausschließlich im PDF-Format über unser Online-Portal hoch!